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Hinweis: Die folgenden Informationen beruhen auf dem aktuellen Stand der öffentlich zugänglichen Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung ab 2026. Die rechtliche Auslegung der neuen Vorgaben ist jedoch derzeit – insbesondere für den soziokulturellen und den Sportsektor (Paritätische Kommission 329) – noch nicht abschließend geklärt. Es bleibt abzuwarten, wie bestimmte Begriffe und Ausnahmen konkret auf unseren Sektor angewendet werden. Dieser Artikel dient daher als Orientierungshilfe, nicht als rechtsverbindliche Auskunft.
Ab dem 1. Januar 2026 wird die strukturierte elektronische Rechnung für nahezu alle Geschäfte zwischen mehrwertsteuerpflichtigen belgischen Unternehmen im B2B-Bereich („Business to Business“) verpflichtend.
Nicht betroffen ist die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen an Privatpersonen zur privaten Nutzung („B2C“ oder „Business to Consumer“).
Wenn eine Rechnung an eine nicht mehrwertsteuerpflichtige VoG oder an eine Privatperson gerichtet ist, kann sie weiterhin per Post oder im PDF-Format versendet werden. Ausgehend von diesen Bestimmungen dürfte die große Mehrheit der Organisationen in unseren Sektoren nicht verpflichtet sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu versenden.
Eine strukturierte elektronische Rechnung entspricht einem standardisierten digitalen Format, das wie ein Computercode aussieht und daher problemlos von Buchhaltungssoftware gelesen werden kann. In Belgien muss das PEPPOL-Format (Pan-European Public Procurement Online) verwendet werden.
Ab dem 1. Januar 2026 müssen strukturierte elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen verwendet werden.
Rechnungen im PDF-Format oder per Post reichen dann nicht mehr aus.
Die Verpflichtung gilt also, wenn eure Organisation:
• mehrwertsteuerpflichtig ist,
• umsatzsteuerpflichtige Tätigkeiten ausführt und
• an ein anderes mehrwertsteuerpflichtiges belgisches Unternehmen eine Rechnung stellt.
Die Pflicht zur strukturierten elektronischen Rechnungsstellung gilt nicht, wenn:
• Waren oder Dienstleistungen an Privatpersonen zur privaten Nutzung geliefert werden (z. B. Kinderferienlager, Ausleihe von Büchern oder Medien, Sprachkurse, berufliche Weiterbildung, Museumsbesuche, Sportkurse usw.);
• es sich um steuerbefreite Tätigkeiten nach Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuchs handelt (z. B. eine VoG organisiert eine Schulung, Führung oder Aufführung für ein Unternehmen);
• die konkret abgerechnete Leistung nach Artikel 44 befreit ist (z. B. Sportvereinsverwaltung, kulturelle Darbietung, Jugendarbeit usw.).
Wenn eine Rechnung an eine nicht mehrwertsteuerpflichtige VoG oder an eine Privatperson gerichtet ist, darf sie weiterhin im PDF-Format oder per Post versendet werden. Auf dieser Grundlage dürfte der Großteil der Organisationen in unseren Sektoren von der Pflicht ausgenommen sein.
Wenn eine Organisation ein „gemischt steuerpflichtiger Unternehmer“ ist, also sowohl steuerbefreite als auch steuerpflichtige Tätigkeiten ausführt, muss sie strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen – auch wenn sie unter das „Kleinunternehmerregelwerk“ fällt.
Die Pflicht, strukturierte elektronische Rechnungen empfangen zu können, gilt nicht:
• für Unternehmen, die ausschließlich steuerbefreite Tätigkeiten nach Artikel 44 ausführen;
• wenn die konkrete Leistung, die in Rechnung gestellt wird, steuerbefreit ist.
Ja, man kann sich freiwillig für strukturierte elektronische Rechnungen entscheiden, auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht. Aber: Der Empfänger muss einverstanden sein, andernfalls ist ein solcher Versand nicht zulässig.
In aller Regel gilt Folgendes:
✅ Keine Verpflichtung zur strukturierten E-Rechnung, wenn eure Organisation:
• nicht mehrwertsteuerpflichtig ist (was auf viele VoGs zutrifft),
• nur Tätigkeiten ausübt, die unter Artikel 44 MwSt.-Gesetzbuch fallen, also steuerbefreit sind (z. B. Jugendaktivitäten, kulturelle Angebote, Sportkurse etc.),
• an Privatpersonen oder andere nicht steuerpflichtige Organisationen Rechnungen stellt.
⚠️ Verpflichtung zur strukturierten E-Rechnung, wenn:
• eure Organisation mehrwertsteuerpflichtig ist,
• umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringt,
• an ein anderes mehrwertsteuerpflichtiges Unternehmen in Belgien Rechnungen stellt (B2B).
❗ Selbst „kleine“ Organisationen (z. B. mit Mehrwertsteuerbefreiung nach der Kleinunternehmerregelung), die gemischte Tätigkeiten haben (z. B. ein Theaterstück gegen Honorar + kostenlose Bildungsangebote), können betroffen sein und müssen B2B-Rechnungen in strukturierter Form stellen.